La sociedad OXIDER S.A.S., identificada con NIT. 800.250.626-4, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones que regulan la materia del tratamiento de bases de datos personales, a través del presente escrito, establece las políticas de recolección, uso, circulación, supresión y cualquier otra actividad que conlleve el tratamiento de las bases de datos personales, así:
PRIMERO – Definiciones: Para la debida compresión de lo acá estipulado, las siguientes son algunas definiciones respecto a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. (Se entiende realizado con la aceptación de las presentes políticas)
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
SEGUNDO – Finalidad de la Recolección de Datos: Con el objetivo de ofrecer el mejor servicio posible y proporcionar la máxima calidad al usuario, proveedor, trabajador, contratista y clientes en general, OXIDER S.A.S. recoge los datos personales de éstos.
TERCERO – Datos Recolectados: OXIDER S.A.S. recoge datos personales (contacto, ubicación, identificación, preferencias, estadísticas, entre otros) los cuales son necesarios para la prestación de un servicio óptimo y garantizar el cumplimiento de sus obligaciones. En caso de que no sean facilitados todos los datos solicitados, OXIDER S.A.S. no garantiza que los servicios o cumplimiento de las obligaciones se efectúen correctamente.
CUARTO – Tratamiento de Datos Personales: Mediante la ACEPTACIÓN Y/O FIRMA de la “Autorización Tratamiento de Datos Personales” o de las presentes políticas, el cliente y/o persona acepta los términos y condiciones de contratación, suministrando su consentimiento expreso para: 1. La recolección y tratamiento de sus datos personales e incorporación a la base de datos de OXIDER S.A.S., con la finalidad de consolidar y promocionar los productos ofrecidos y servicios prestados y/o el cumplimiento de las obligaciones propias del servicio o bien que se proporciona, por lo cual, al aceptar las presentes políticas se autoriza el suministro de la información. 2. Remitirle información estadística, evaluada, interpretada, analizada y personalizada sobre los bienes y servicios de OXIDER S.A.S., a través de medios digitales y/o electrónicos. 3. Gestionar reclamaciones de toda índole. 4. Utilizar la información personal para fines legales y demás necesidades que surjan con ocasión de una relación directa entre OXIDER S.A.S. y el titular de la información.
QUINTO – Derechos del Titular de los Datos Personales: El titular de los datos recolectados por OXIDER S.A.S., en cualquier momento podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal, así como revocar el consentimiento prestado para el tratamiento de dichos datos, mediante el envío de una carta dirigida a las oficinas de OXIDER S.A.S. y/o a el correo electrónico [email protected]. Así mismo, el titular de los datos tendrá derecho a: i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento y/o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Art. 10 de la Ley 1581 de 2012; iii) Ser informado por el Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales (la aceptación de estas políticas se entiende como información previa, autorización y/o comunicación); iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen y/o complementen; v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable y/o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
SEXTO – Transmisión de los Datos Personales a Terceros: OXIDER S.A.S. no suministrará a terceras personas distintas al responsable, nombrado en este documento y/o encargado del tratamiento de los datos, los datos personales de ninguna índole, a no ser que medie consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular (con la aceptación de esta política se entiende que media consentimiento del titular de los datos personales) o sea producto de una orden de autoridad competente o se encuentre expresamente autorizada la transmisión de dichos datos por una norma o ley que regule la materia. Según lo anterior, la sociedad solo recolecta los datos para uso exclusivo de la misma y de las personas relacionadas en estas políticas. Por consiguiente, se podrán suministrar los datos personales a: i) Los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; ii) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; iii) Los terceros autorizados expresamente por el titular o por la ley y/o por estas políticas.
SEPTIMO – Garantía: OXIDER S.A.S. garantiza el acceso al titular de los datos, previa acreditación de su identidad, legitimidad o personalidad de su representante sin costo alguno, para lo cual, dicho acceso no tendrá límite alguno y deberá permitirle al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.
OCTAVO – Procedimiento para Consultas o Peticiones: Aplíquese íntegramente el procedimiento regulado en el Título V de la Ley 1581 de 2012, para solicitar la consulta, cambio, quejas o reclamos de los datos personales en poder de OXIDER S.A.S. Estas actuaciones podrán ser por documento físico (radicado en las oficinas de OXIDER S.A.S.) y/o mediante correo electrónico (enviado al correo [email protected]).
NOVENO – Deberes: Son deberes de OXIDER S.A.S. como responsable y encargado de las bases de datos los siguientes: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento coforme a la autorización otorgada; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley y presente política; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, adicionen o complementen; f) Adoptar este manual interno de políticas y procedimientos que garanticen al titular la atención de consultas y reclamos, así como el adecuado cumplimiento de los preceptos para el Tratamiento de Datos Personales; g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» de ser petinente y conforme a la ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella o sean autorizadas por el titular de la información; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DECIMO – Responsable del Tratamiento de los Datos Personales: OXIDER S.A.S. será la responsable del tratamiento de los datos personales, a través del empleado o funcionario que designe para dicha tarea.
DECIMO PRIMERO – Vigencia: Las políticas acá establecidas rigen a partir del año 2021 y dejan sin efecto cualquier otra política que se hubiera pactado en el pasado por parte de OXIDER S.A.S. y/o sus usuarios, proveedores, trabajadores, contratistas y/o clientes en general. Por último, se reitera que cualquier queja, solicitud, reclamo o petición relacionada con los datos personales recolectados por OXIDER S.A.S., se podrá presentar en nuestras oficinas (Carrera 42 No. 24 – 32 Itagüí.) o a la dirección electrónica [email protected].
DECIMO SEGUNDO: Con la aceptación de estas políticas, cualquier conducta enmarcada en estas disposiciones conlleva un tratamiento adecuado de los datos personales por parte de OXIDER S.A.S., lo cual implica que, de no haberse ejercido la reclamación o solicitud de no uso de los datos suministrados, exonera de cualquier responsabilidad en el uso de los mismos y conforme a lo acá estipulado a la sociedad y/o cualquiera con el que tenga relación OXIDER S.A.S.
Este documento fue actualizado el 27 de febrero de 2024.
