POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN & ANTISOBORNO OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S.
I. DECLARACIONES DE LA POLÍTICA.
Dentro de la filosofía empresarial de la sociedad OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S, y como estrategia de crecimiento, se requiere trazar políticas tendientes a estructurar sus operaciones en un marco de ética y transparencia que garanticen la continuidad y sostenibilidad de los negocios, en el marco del cumplimiento irrestricto de las normas locales e internacionales en materia de soborno y anticorrupción.
Por estas razones, la Política Anticorrupción y Antisoborno de la compañía tiene como propósito declarar pública, visible y accesiblemente su compromiso con un actuar ético y trasparente ante su personal, asociados, familias y demás grupos de interés y conducir sus negocios de una manera socialmente responsable, actuando con una filosofía de cero tolerancia a actos que contraríen sus principios organizacionales.
Además de lo anterior, nuestra prioridad es fundamentalmente que todos los trabajadores desde un marco de responsabilidad individual y colectiva adopten una “cultura de cumplimiento y conducta ética organizacional”, a través de la cual, cada uno reconoce la necesidad de seguir unas reglas en la forma de realizar los negocios, mediante la cual se anteponen los principios y valores institucionales al logro de los objetivos corporativos.
Esta política es aplicable a todos los empleados de OXIDER y a todos los clientes, proveedores, accionistas, inversionistas, aliados, contratistas, subcontratistas; y en general a todos aquellos con quienes de manera directa o indirectamente se establezca alguna relación comercial, contractual o de cooperación.
II. DEFINICIONES.
Corrupción: Todo hecho, tentativa u omisión deliberada para obtener un beneficio para sí o para terceros en detrimento de los principios organizacionales, independiente de los efectos financieros sobre las empresas.
Soborno: Ofrecer, prometer o dar algo de valor a otra persona, de forma directa o indirecta, con la intención de inducir a esa persona a actuar inapropiadamente en el desempeño de sus funciones (i.e. soborno activo); o solicitar, acordar recibir, o aceptar cualquier cosa de valor de otra persona, de forma directa o indirecta, con la intención de inducir a quien recibe a actuar inapropiadamente en el desempeño de sus funciones (i.e. soborno pasivo).
El soborno y la corrupción son delitos penales, que afectan tanto a quienes participan en forma activa como pasiva en la comisión de estos hechos, así como a las organizaciones a quienes representan. Su ocurrencia afecta reputacionalmente a la compañía e implica: multas cuantiosas, la exclusión de licitaciones de los contratos públicos, las estrategias de internacionalización y la inclusión en listas restrictivas internacionales (Vg. Listas ONU, OFAC).
Soborno Transnacional: Es el acto en virtud del cual, empleados, administradores, asociados o incluso terceros vinculados a una persona jurídica, den, ofrezcan o prometan a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Servidor Público Extranjero: Toda persona que ejerza una función pública para un Estado, sussubdivisiones políticas o autoridades locales, o en una jurisdicción extranjera, sea dentro de un organismo público, o de una empresa del Estado o una entidad cuyo poder de decisión se encuentre sometido a la voluntad del Estado, sus subdivisiones políticas o autoridades locales, o de una jurisdicción extranjera. También se entenderá que ostenta la referida calidad
cualquier funcionario o agente de una organización pública internacional.
Socio Comercial: Son terceros con los que la compañía tienen un acuerdo comercial, como una asociación, aliados, sociedad local u otra actividad comercial conjunta en la que el Socio Comercial puede interactuar con Funcionarios de Gobierno en nombre de OXIDER, ya sea de forma directa o indirecta.
Familiares o parientes próximos: El/La cónyuge, compañera permanente, padres, hijos, hermanos (o sus cónyuges o compañeros permanentes) de un empleado o tercero, parientes que viven en el mismo hogar que el empleado o un tercero, o personas con quienes el empleado o tercero tenga una relación personal cercana.
Funcionario Público: Cualquier director, funcionario o empleado extranjero o local o cualquier departamento, agencia, dependencia del mismo o entidad que sea propiedad o esté bajo el control de un gobierno fuera de Colombia. Cualquier persona que actúe en calidad oficial para o en nombre de cualquier gobierno extranjero o local, departamento, agencia, dependencia o entidad; Cualquier director, funcionario o empleado de cualquier organización internacional pública, como las Naciones Unidas o el Banco Mundial; Cualquier oficial o empleado de cualquier partido político o afiliación; y Cualquier candidato para un cargo político.
Gobierno y entidad afiliada políticamente: Incluye, pero no se limita a:
• Cualquier departamento, agencia, ministerio, dependencia, o entidad de Gobierno, ya sea federal, estatal o municipal, incluidos los órganos administrativos, judiciales y legislativos; Cualquier partido político o campaña política;
• Cualquier departamento, empresa, corporación, sociedad, institución pública o asociación civil, propiedad de o controlada por el estado;
• Cualquier organización internacional pública, como las Naciones Unidas, el Banco
Mundial y el Fondo Monetario Internacional; y Fusiones, Adquisiciones y Desinversiones: Transacción que involucre a la compañía y al menos a otra compañía, como una fusión, adquisición, consolidación, compra de activos y adquisición de administración.
Terceros: Todo tercero Intermediario, bien sea socio comercial u otro proveedor, consultor y/o cualquier otra persona con la que OXIDER interactúe.
Proveedor: Cualquier proveedor, abastecedor, contratista, distribuidor, consultor y/u otro tercero que ofrezca bienes, servicios y suministros (incluido software) para respaldar las operaciones de la empresa.
Pagos de facilitación: Son una forma de soborno hecha con el propósito de agilizar o facilitar la actuación de un trabajador del sector público y/o privado para desplegar una acción determinada. Estos pagos de facilitación tienden a ser exigidos por trabajadores con débiles principios éticos para ofrecer un nivel de servicio excepcional y en este sentido puede llegar a ser considerado un acto de corrupción.
Pagos Inapropiados: La entrega o recepción de incentivos o cualquier cosa de valor, por cualquier razón, con el fin de:
• Influenciar en el juicio de alguien sobre los productos y servicios de OXIDER o los de otra compañía;
• Obtener una ventaja indebida al vender nuestros productos y servicios, realizar transacciones comerciales o representar los intereses de OXIDER.
• Influir en el uso de la autoridad discrecional por parte de cualquier trabajador del sector público y/o privado.
III. PRINCIPIO GENERAL.
OXIDER Tiene como principio general que la compañía no autoriza, acepta, promueve, o encubre este tipo de conductas, y declara firmemente su compromiso de llevar a cabo sus negocios de forma transparente, siguiendo en todo momento los principios, reglas y recomendaciones según la normatividad en el ámbito internacional y la Política Anticorrupción diseñada en nuestro país, para focalizar los esfuerzos en prevenir, detectar y luchar contra la
corrupción, implementando las mejores prácticas corporativas.
IV. PRINCIPIOS RECTORES.
El eje central de esta política es el conjunto de principios rectores como son los valores institucionales y las prácticas de Buen Gobierno Corporativo, donde se expresan los lineamientos que deben aplicarse en la compañía y aquellas que desarrollen operaciones de manera directa o indirecta.
Estos principios presuponen la condición de integridad que como ciudadanos éticos tienen todos nuestros colaboradores. La aplicación de estos principios no será discrecional, así como tampoco admitirá interpretaciones que den o pretendan dar apariencia de legalidad a actos o situaciones sobre los que claramente existan dudas razonables sobre su pertinencia y legalidad.
Estos principios rectores son los siguientes:
- Consistencia: Todos los colaboradores, independientemente del rango o posiciónjerárquica en la organización, somos referentes de un actuar conforme a nuestracondición de ciudadanos ejemplares; así como a los principios y prácticasinstitucionales y dando ejemplo con nuestro comportamiento. Ningún colaborador,
podrá de manera directa o indirecta participar, ocultar o patrocinar actos de corrupcióno soborno, bien sea a entidades públicas o privadas tanto locales como extranjeras. - Compromiso con la prevención: El compromiso con la prevención de prácticas deanticorrupción y antisoborno, implica un modelo dinámico de supervisión y seguimientode los riesgos de corrupción y soborno; por lo cual se deberá evaluar los mapas deriesgos de los procesos y asegurar que las medidas de administración y control estén blindando razonablemente a OXIDER de prácticas corruptas. La prevención ha de desarrollarse bajo principios de gestión de riegos, con énfasis en medidas y mecanismos preventivos, así como en esquemas correctivos cuando sea el caso.
- Responsabilidad: Todo hecho reportado o detectado que tenga algún tipo de relación con prácticas corruptas o soborno, bien sea con entes públicos o privados, será investigado, documentado y analizado cuidadosamente por los órganos competentes
Aquellas situaciones que correspondan efectivamente a actos de corrupción o soborno serán sancionadas; independientemente de la cuantía, característica o posición jerárquica de los responsables, guardando la proporcionalidad con los hechos y garantizando el debido proceso.
La respuesta de la administración a este tipo de situaciones implicará las sanciones administrativas a que hubiere lugar y dará traslado a las autoridades competentes para aquellas de orden comercial, civil y penal, acompañando los respectivos procesos por parte de los responsables jurídicos de la empresa.
- Transparencia y legalidad: Todos los hechos o circunstancias que sean detectados y comprobados serán informados conforme los protocolos establecidos frente a los diferentes grupos de interés, garantizando la trasparencia, la legalidad y el equilibrio informativo.
V. Normatividad Nacional e Internacional
En aplicación de las políticas contractuales y empresariales de OXIDER, sus accionistas, trabajadores, contratistas y vinculados, aplicarán las siguientes normas:
A. Marco Nacional. Estas son las normas más relevantes para la prevención, detección y sanción de la Corrupción en Colombia
B. Principales instrumentos en el éxito de la prevención y la lucha contra la corrupción en el ámbito internacional.
- La Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC) ratificada por Colombia con la Ley 970 de 2005.
- Convención de lucha contra el Soborno Internacional. Los países miembros de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) lo ratificaron en 1997. Colombia lo implementó a través de la Ley 1573 de 2012.
- La Convención Interamericana de lucha contra la Corrupción (CICC). El Gobierno
Colombiano lo ratificó y agregó al ordenamiento nacional a través de la Ley 412 de 1997. - Otros instrumentos Internacionales como Convenios suscritos por Europa, África, Asia, entre otros.
VI. Funciones y Responsabilidades.
Empleados: Los empleados deben conocer y cumplir con las Políticas Institucionales trazadas por la organización. Los empleados deben informar inmediatamente, a su superior jerárquico y éste ponerlo en conocimiento del Comité de Ética y Cumplimiento, órgano que se encargará de investigar la denuncia respecto a las presuntas violaciones o preguntas relacionadas con esta Política.
Directivos: Deben asegurarse de que los empleados bajo su supervisión estén al tanto y cumplan con esta Política.
Comité de Ética y Cumplimiento: Será responsable de hacer seguimiento a las denuncias que sobre hechos de corrupción o soborno sean puestas en su conocimiento y de ordenar las investigaciones que sean procedentes con el fin de identificar las fuentes que permitieron la materialización de los riesgos y retroalimentar a los respectivos dueños de procesos sobre esas vulnerabilidades.
Gerencia General: La Gerencia General de la empresa, será la responsable de la implementación de la política, procurando, motivando y facilitando su incorporación en los modelos de gestión de la empresa. Para ello se adelantarán los programas de trasformación cultural necesarios para que esta política, más que un requisito normativo interno, se consolide como parte de la filosofía y cultura institucional.
Área de Finanzas: El Departamento de Finanzas debe asegurarse de que los libros, registros y cuentas relacionadas con sus operaciones, reflejen de manera precisa e imparcial, y con detalles razonables, las transacciones y disposiciones de activos bajo su control.
VII. DISPOSICIONES FUNDAMENTALES DE LA LEY ANTICORRUPCIÓN.
Los empleados no pueden recibir, ofrecer, prometer pagar, pagar o autorizar pagos inapropiados a ninguna persona, incluidos trabajadores del sector público y/o privado, con la intención de obtener o retener negocios, asegurar una ventaja indebida o influenciar en las acciones o decisiones oficiales. No podemos solicitar, aceptar o acordar recibir algo de valor, si el artículo está destinado o parece estar destinado a obtener una ventaja comercial indebida.
Pagos de Facilitación y Extorsión: Pagos de Facilitación o «de engrase» son pagos realizados
a todos los trabajadores del sector público y/o privado para agilizar la ejecución de las acciones rutinarias y no discrecionales de la empresa, y a las cuales la compañía tiene derecho legalmente. OXIDER prohíbe estrictamente los pagos de facilitación. Los empleados que reciban una solicitud de un trabajador para un pago de facilitación deben comunicarse inmediatamente con área de Ética y Cumplimiento.
Regalos, Atenciones y Otros Gastos: El intercambio de regalos de negocios, comidas y atenciones es una parte aceptable y habitual en la ejecución de negocios y la construcción de relaciones. Los empleados tienen prohibido ofrecer regalos, comidas u otra atención comercial a cambio de cualquier beneficio inapropiado. La compañía prohíbe a los empleados dar o recibir regalos, que no sean objetos promocionales de valor nominal
Contribuciones Políticas: la compañía es políticamente neutral, no está directa o indirectamente afiliado a ningún partido político y no presta servicios vinculados a ningún mensaje político. Las contribuciones políticas pueden representar un riesgo de corrupción e invitar a la percepción de que OXIDER está tratando de influir indebidamente a funcionarios de Gobierno. Por esta razón, los empleados no pueden aportar fondos, tiempo o activos de la Compañía a partidos políticos o candidatos para cargos políticos, por ello se prohíbe a los empleados realizar o aprobar contribuciones políticas en nombre de la compañía o como representante de la compañía, independientemente del nivel de autoridad. De conformidad con el Código de Ética y la Política de Lobby y Cabildeo, los empleados deben dejar en claro que cualquier actividad política refleja las creencias individuales del empleado y no las de la compañía.
Eventos y Patrocinios: La compañía se compromete a apoyar y mejorar de manera responsable las comunidades y los entornos en los que trabajamos. Los eventos y patrocinios para organizaciones que usan los servicios de OXIDER o que están involucrados en negocios pueden, en algunos casos, presentar riesgos de corrupción. Por esta razón, todos los patrocinios deben ser aprobados, por la Gerencia General.
VIII. RECOMENDACIONES Y ORIENTACIÓN.
OXIDER pone a disposición el Comité Ético y Cumplimiento, quien garantiza total independencia, transparencia y confidencialidad y confiabilidad en el manejo de la investigación.
Toda denuncia o consulta que sea elevada, podrá ser expuesta en forma anónima y en caso de que quien interponga la misma desee identificarse, la empresa se compromete con la protección al denunciante y a garantizar un ambiente libre de represalias.
Para garantizar de la mejor manera estos atributos del Comité Ético y Cumplimiento, estará integrado no solamente por un socio, el Gerente General, esto es, personal de alto nivel jerárquico, sino además por un empleado independiente que será miembro del Comité Ético y Cumplimiento para garantizar un equilibrio y participación de todo el personal de la empresa.
Los empleados deberán informar inmediatamente violaciones, sospechas de violaciones, o preguntas sobre esta Política Institucional o cualquier ley o regulación aplicable, directamente a su jefe inmediato, Gerente General o cualquier miembro del Comité de Ética y Cumplimiento.
OXIDER se asegura de que no habrá consecuencias laborales adversas como resultado de elevar o informar una queja, denuncia o consulta. Se compromete a tener un ambiente libre de represalias y se protege al denunciante, siempre y cuando:
– La declaración sea de buena fe.
– Crea que es cierta o no sea para desviar una situación actual de investigación.
– No actúe malintencionadamente, ni se hagan falsas acusaciones.
– No busque ninguna ganancia financiera o personal frente a la denuncia o consulta.
Ejemplos de represalias incluyen, pero no están limitados a:
▪ Despedir o degradar a la persona que denunció la violación, sospecha de violación o conducta indebida;
▪ Acosar o amenazar a la persona que denunció la violación, sospecha de violación o conducta indebida; y
▪ Evitar o ignorar a la persona que denunció la violación, sospecha de violación o conducta indebida.
IX. DISPOSICIONES DISCIPLINARIAS.
1. Todo empleado, funcionario y/o ejecutivo de OXIDER tiene el derecho y el deber de reportar cualquier acto contrario a esta política institucional, por lo menos, ante superior jerárquico y éste ponerlo en conocimiento del “Comité de Ética y Cumplimiento”, órgano que se encargará de investigar la denuncia y entregar un informe final a la Asamblea General de Accionistas para determinar las acciones correctivas y disciplinarias para cada caso.
2. El “Comité de Ética y Cumplimiento”, está obligado a investigar y a documentar cualquier notificación de violación de esta política institucional, procurando siempre verificar el hecho, momento, lugar de lo ocurrido, modalidad y responsables.
3. Con el propósito de que la presente política se cumpla en todas sus partes, la violación a esta política institucional será considerado como una falta grave y como consecuencia deberá determinarse la sanción disciplinaria que corresponda según el daño causado.
X. VIGENCIA.
Esta Política será revisada anualmente por el Comité de Ética y Cumplimiento de OXIDER y cualquier cambio será comunicado a todos los colaboradores, así como a los grupos de interés a través de la publicación que de la misma en nuestro portal web o cualquier otro medio de comunicación que se determine.
La Política entrará en vigencia una vez sea publicado y previa aprobación formal del Gerencia General en primera instancia, y el Comité de Ética y Cumplimiento en segunda.
FECHA PUBLICACIÓN Y SOCIALIZACIÓN:
17 DE JUNIO/2024
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ADRIANA MARULANDA VELÁSQUEZ
R.L. OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S
