Capítulo 1°
Introducción
OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. tiene un compromiso en la defensa de las normas de comportamiento ético y transparente y pretende que todos y cada uno de sus directivos, empleados y contratistas desarrollen sus actividades, orientados por una serie de principios y valores fundados en la transparencia, la honestidad, la imparcialidad,
la integralidad y la confidencialidad, adoptando el siguiente Código de Ética y Transparencia Empresarial, basado en la teoría ética deontológica, reflejando los valores y principios propios de la organización empresarial. Para los directivos y trabajadores de OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S., el comportamiento ético no es opcional ni contingente, es parte integral del ejercicio de sus negocios.
La aplicación del Código de Ética y Transparencia Empresarial, se encuentra dirigida a preservar e incrementar la confianza que nuestros clientes y sector empresarial ha depositado en OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. y sus representantes, estableciendo principios generales de comportamiento que se reflejen en el cumplimiento de las responsabilidades de los directivos y empleados de la Empresa, en las relaciones con nuestros clientes, contratistas, proveedores, entidades de control civil y público y la comunidad en general, así como en la prestación de los servicios a nuestros Grupos de Interés, fomentando de esta manera el desarrollo de relaciones de confianza mutua y reciprocidad. La responsabilidad social de los trabajadores de OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S., se enmarca en la manutención de conductas empresariales y de negocios basada en el respeto a la ley, las normas y reglamentos de la Empresa, y a la cultura y tradiciones de los lugares en donde la prestamos nuestros servicios.
Desde el punto de vista práctico, este Código de Ética y Transparencia Empresarial es una herramienta para la toma de decisiones y actividades en relación con la organización de la Empresa. Tratándose de un estatuto de principios y valores, su alcance no se extiende a dictaminar procedimientos detallados, pues todo se complementa con lo dispuesto en el ordenamiento laboral colombiano, el contrato de trabajo y políticas empresariales en general.
La aplicación de estos principios y normas de comportamiento OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S., al aumentar los índices de transparencia, imparcialidad, integralidad y conciencia social en la toma de decisiones estratégicas, generando resultados en términos de calidad en el servicio, rentabilidad, y desarrollo a corto, mediano y largo plazo.
Como misión, todos los integrantes, directivos, empleados, accionistas, contratistas y proveedores de OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S., quienes se denominarán “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, deben procurar por mantener la estabilidad, productividad, rentabilidad, progreso y permanencia de la Empresa, perpetuando el espíritu propio de la misma, como es el de ser una compañía donde los intereses propios de cada una de dichas personas y las relaciones de éstos con la Empresa se conserven siempre en armonía. Por lo anterior, es responsabilidad de todos y cada uno de ellos, preservar y contribuir a mantener la unión, el trabajo en equipo, el respeto, las buenas relaciones y comunicaciones.
Conforme a lo anterior, los valores de la sociedad son:
▪ Responsabilidad
▪ Seguridad
▪ Cooperación
▪ Transparencia
▪ Calidad
Entendiendo todos estos como ideales deseables de conducta para las personas, adecuados a la construcción de esquemas de convivencia que permiten el logro de los objetivos perseguidos por la Empresa.
▪ Igualmente, los principios que desarrolla la sociedad son:
Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
▪ Informar adecuadamente a los clientes, aliados y/o proveedores cualquier novedad sobre nuestro ejercicio.
▪ Actuar de manera transparente e imparcial en el ejercicio de sus actividades, dando aviso oportuno de cualquier inconsistencia.
▪ Emitir conceptos en base a su conocimiento y experticia, siendo imparcial e integral en la expedición de los mismos.
▪ Actuar de manera independiente e integral sin aceptar beneficios o promesas de terceros para ajustar conceptos a favor de estos.
▪ Mantener la ética profesional en todo el ejercicio de sus funciones.
▪ Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. Abstenerse de utilizar indebidamente Información Privilegiada.
▪ Dar un trato equitativo y justo a todos los compañeros de trabajo, accionistas, proveedores y clientes.
▪ Respetar el ejercicio del derecho de inspección y control.
▪ Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales con eficiencia y eficacia.
▪ Integrar y valorar a las minorías, personas con habilidades diversas y miembros de grupos étnicos.
▪ Gestionar los riesgos que puedan afectar el adecuado desarrollo Empresarial.
▪ Evaluar permanentemente la gestión desarrollada en cumplimiento de la misión de la Empresa.
▪ Conocer y gestionar oportunamente las necesidades de nuestros clientes, proveedores y grupos de interés en la operación.
La aplicación de los valores y principios establecidos en el Código de Ética y Transparencia Empresarial puede no ser siempre clara y, a menudo, puede confrontar al individuo con decisiones difíciles o incertidumbre acerca de la línea de conducta apropiada. En estas circunstancias, se deberá buscar ayuda, en primera instancia con el superior directo, y en casos difíciles, con los órganos Directivos de la Empresa.
Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, conforme a la relación que sostienen con la sociedad, obtendrán o podrán llegar a obtener conocimiento de, y acceso a, información confidencial, personal, sensible y a secretos industriales y/o comerciales de OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. y terceros con los que ésta se relaciona, por
consiguiente, es un mandato ético su tratamiento en estricta confidencialidad, lo que conlleva a que, de ninguna manera, forma o estilo, directa o indirectamente, se use, divulgue, descubra, comunique, provea y/o permita, el acceso a cualquier persona o entidad, a cualquier Información de cualquier clase, naturaleza o descripción, sin
previa autorización y para fines distintos o sin beneficio para la Empresa.
Sin perjuicio de lo anterior, toda la información recolectada o conocida por los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, deberá tratarse conforme a las políticas de tratamiento de datos de la empresa y las normas legales y contractuales que regulen la relación que sostienen con OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S.
▪ Información: Suministrar información inteligible, exacta, pertinente y adaptada a la situación concreta, imparcial e integral.
▪ Vigilancia: Tener una conducta dinámica y activa que se anticipe razonablemente a las situaciones nocivas inherentes a la actividad realizada. Esto se establece a partir de los elementos que tenga a su disposición y de la autonomía con que cuente para el cumplimiento de sus labores.
▪ Integridad: Preservar y mantener la confianza de clientes y proveedores en la Empresa, mediante la interacción constante, la ética empresarial y el respeto de los derechos de cada uno de los grupos de interés, siendo coherentes entre el discurso, el pensamiento y la acción.
▪ Fidelidad: Cumplir con las obligaciones propias de su cargo, en búsqueda del cumplimiento de la misión y los objetivos empresariales.
▪ Respeto por los intereses empresariales: Preferir y privilegiar los intereses de la Empresa, mediante la prevención de conflictos de interés y la adopción de las medidas más favorables para los clientes, la organización y la comunidad en general.
▪ Diligencia: Desarrollar las funciones y actividades encomendadas, con actitud de servicio en cumplimiento oportuno de los objetivos Empresariales.
▪ Competencia: Asegurar el adecuado funcionamiento de la Empresa, definiendo claramente las funciones, actividades, competencias y responsabilidades de cada cargo o contrato, las cuales deberán incorporarse en los manuales de funciones y contratación, y en los perfiles de cargos correspondientes.
▪ Imparcialidad: Actuar de manera recta y acorde a los criterios y su experiencia profesionales, de tal manera que sus conceptos y actuaciones sean imparciales y no estén sujetas presiones externas.
Capítulo 2°
Confidencialidad
Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, conforme a la relación que sostienen con la sociedad, obtendrán o podrán llegar a obtener conocimiento de, y acceso a, información confidencial, personal, sensible y a secretos industriales y/o comerciales de OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. y terceros con los que ésta se relaciona, por
consiguiente, es un mandato ético su tratamiento en estricta confidencialidad, lo que conlleva a que, de ninguna manera, forma o estilo, directa o indirectamente, se use, divulgue, descubra, comunique, provea y/o permita, el acceso a cualquier persona o entidad, a cualquier Información de cualquier clase, naturaleza o descripción, sin
previa autorización y para fines distintos o sin beneficio para la Empresa.
Sin perjuicio de lo anterior, toda la información recolectada o conocida por los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, deberá tratarse conforme a las políticas de tratamiento de datos de la empresa y las normas legales y contractuales que regulen la relación que sostienen con OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S.
Capítulo 3°
Deberes Profesionales En La Ética Y Transparencia Empresarial
▪ Información: Suministrar información inteligible, exacta, pertinente y adaptada a la situación concreta, imparcial e integral.
▪ Vigilancia: Tener una conducta dinámica y activa que se anticipe razonablemente a las situaciones nocivas inherentes a la actividad realizada. Esto se establece a partir de los elementos que tenga a su disposición y de la autonomía con que cuente para el cumplimiento de sus labores.
▪ Integridad: Preservar y mantener la confianza de clientes y proveedores en la Empresa, mediante la interacción constante, la ética empresarial y el respeto de los derechos de cada uno de los grupos de interés, siendo coherentes entre el discurso, el pensamiento y la acción.
▪ Fidelidad: Cumplir con las obligaciones propias de su cargo, en búsqueda del cumplimiento de la misión y los objetivos empresariales.
▪ Respeto por los intereses empresariales: Preferir y privilegiar los intereses de la Empresa, mediante la prevención de conflictos de interés y la adopción de las medidas más favorables para los clientes, la organización y la comunidad en general.
▪ Diligencia: Desarrollar las funciones y actividades encomendadas, con actitud de servicio en cumplimiento oportuno de los objetivos Empresariales.
▪ Competencia: Asegurar el adecuado funcionamiento de la Empresa, definiendo claramente las funciones, actividades,
competencias y responsabilidades de cada cargo o contrato, las cuales deberán incorporarse en los manuales de funciones y contratación, y en los perfiles de cargos correspondientes.
▪ Imparcialidad: Actuar de manera recta y acorde a los criterios y su experiencia profesionales, de tal manera que sus conceptos y actuaciones sean imparciales y no estén sujetas presiones externas.
Capítulo 4°
Conflictos De Interés
No están permitidas las conductas que creen conflicto de interés, entre los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” y la sociedad, por lo cual, se tendrán estas premisas para evitarlo:
▪ Ningún empleado puede representar a OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. en relaciones comerciales donde exista o pueda existir algún interés personal, directo o indirecto, a costa de la empresa.
▪ Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” deben abstenerse de entregar o recibir obsequios, beneficios o favores que condicionen la relación comercial de la empresa con terceros.
▪ Las decisiones siempre deberán estar fundamentadas exclusivamente en criterios profesionales, por lo cual, la posición jerárquica, la actividad y la influencia no serán utilizadas para obtener beneficios personales.
▪ Los conceptos y trabajos en desarrollo de la actividad de todo trabajador, deben ser en base a su conocimiento, criterio técnico y experticia, no podrá aceptarse recibir presiones, prebendas o beneficios para que se actué de manera contraria.
▪ Las actividades laborales externas, de carácter personal, no pueden generar conflictos en relación con los intereses de la Empresa.
▪ Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” tienen la responsabilidad de declarar e informar en debido tiempo, cualquier interés financiero o no financiero que puede entrar en conflicto con su función dentro de la Empresa.
▪ Si los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” ofrecen algún servicio o labor con terceros que conlleve intereses personales que puedan afectar o influir su desempeño en el trabajo, deberá comunicarlo por escrito a su jefe o superior inmediato.
▪ Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” deberán obrar con imparcialidad, transparencia, independencia y rectitud, cualquier interés indebido propio o de un tercero deberá ser comunicado de inmediato a las directivas de la Empresa.
▪ Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, deberán comunicar a las directivas cualquier transacción con empresas con las que tengan un vínculo personal.
▪ Los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, no podrán beneficiarse con información confidencial, o con las oportunidades de negocio a las que tienen acceso como resultado de su posición dentro de la Empresa.
▪ Los trabajadores que tienen alguna influencia en la compra de materiales o servicios no deben involucrarse en inversiones personales relacionadas con las mismas.
▪ La representación de la compañía ante clientes, proveedores, competidores u organismos públicos o privados, se realizará únicamente con expresa autorización del Gerente General, con excepción de aquellos casos en que esté implícita en la responsabilidad del cargo desempeñado.
▪ Los fondos de la compañía no serán usados para fines particulares, bajo ningún concepto.
▪ Las instalaciones u otros recursos de la Empresa, como el personal de la compañía, no podrán ser usados para fines particulares, salvo expresa autorización de la Gerencia General.
▪ Los trabajadores o subordinados de la sociedad no podrán recibir directa o indirectamente, concesiones, valores o bienes que provengan de personas o empresas en cualquier forma, vinculadas a las actividades de la empresa.
▪ Para mantener la transparencia de los concursos, sorteos o promociones que realice la empresa o al interior de la empresa en general, se requerirá autorización escrita de Gerencia para que los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” participen.
Capítulo 5°
Conducta Al Interior De La Empresa
Las relaciones y las conductas de toda persona al interior de la
Empresa o en ejercicio de sus funciones o en representación donde
tiene presencia técnica y comercial OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S.,
deben siempre basarse en el respeto, honradez, unión, trabajo en
equipo, confianza, solidaridad, imparcialidad, transparencia,
integralidad y en las buenas prácticas corporativas.
La cultura de la empresa se fundamenta en las premisas:
▪ Disposición permanente para aprender, incluso con los errores, en aras de reconocerlos y no repetirlos.
▪ Hacer a los otros lo mismo que nos gustaría que ellos nos hiciesen.
▪ Para ser dignos de confianza, se debe realizar siempre un trabajo justo, imparcial, integral, correcto y equitativo.
▪ El respeto, solidaridad y unión deben primar incluso por encima del régimen jerárquico.
▪ Se debe obrar en todo momento con integralidad y de manera imparcial.
▪ El valor de la responsabilidad es imperativo en la ejecución de las funciones, autoevaluando las consecuencias de nuestras acciones para con los demás y la Empresa.
▪ Actitudes de activa cooperación, rapidez y respeto mutuo, los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” tienen el deber de contribuir para que la empresa ofrezca productos y servicios cada vez más competitivos.
▪ Los Gerentes, directores y jefes deben actuar dando ejemplo en el día a día, orientando y guiando para el buen desempeño en las diferentes funciones empresariales.
▪ Es un deber incentivar la colaboración entre los “Integrantes de Oxigenados y Derivados” sugiriendo mejoras, identificando oportunidades y proponiendo nuevos procesos.
▪ No está permitido el asedio moral que coacciona, humilla y destruye la autoestima personal y la cohesión organizativa.
▪ No se debe presionar a los subordinados para que realicen servicios de orden personal ni a los “Integrantes de Oxigenados y Derivados”, tampoco acosarlos sexualmente, descalificarlos públicamente, ofenderlos y amenazarlos explícita o disimuladamente.
▪ No se deben presentar trabajos o ideas de colegas sin otorgarles el merecido crédito.
▪ Siempre se deben respetar las atribuciones funcionales de los otros y orden jerárquico de la Empresa.
▪ Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y el cuidado del buen nombre Empresarial, velando por los intereses institucionales.
▪ Promover y difundir las leyes, reglamentos y disposiciones que le sean aplicables a la función o actividad que desarrolle, así como el Código de Ética y Transparencia Empresarial y los usos y sanas prácticas del mercado.
▪ Atender en todo momento la seguridad en el trabajo y la integridad del personal, de las instalaciones y del medio ambiente.
▪ Toda relación que se genere entre trabajadores, directivos y/o contratistas se debe basar en criterios de respeto e integridad.
▪ No aconsejar o intervenir en situaciones que interfieran en forma contraria al interés público o a los intereses de la Empresa, tales como publicidad tendenciosa, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales o sociales, entre otras.
▪ Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por parte de otro trabajador, contratista o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Empresa. ▪ Respetar a los compañeros de trabajo y a sus familias.
▪ No promover ninguna forma de participación o militancia política dentro de la Empresa.
▪ Ante la falta de normas expresas que reglamenten una materia o asunto particular, no se optará por tomar
intereses de la Empresa.
Capítulo 6°
Cumplimiento Normativo
OXIGENADOS Y DERIVADOS S.A.S. tiene como imperativo ético, respetar las leyes, convenciones y tratados nacionales e internacionales que integran y regulan la cadena de valor y suministro, promoviendo compromiso y un contexto comercial y técnico sustentable y competitivo.
La empresa compite en los mercados de forma leal y transparente, cumpliendo con la legislación vigente en cada uno de los países en donde llegase a operar, siempre respetando la libre competencia en beneficio de los consumidores y el actuar imparcial e íntegro.
En los procesos de selección de proveedores y relaciones comerciales y técnicas con los clientes de la Empresa, se deben considerar solo a aquellos que cumplan con la legislación civil, comercial, penal, fiscal y laboral, con especial atención a los aspectos que eviten el trabajo infantil, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la corrupción y los impactos ambientales adversos.
Todos los procesos al interior y exterior de la Empresa deben ir encaminados a la prevención de riesgos, evitando e informando cualquier conducta sospechosa que pueda encaminar a una violación de las leyes, buenas costumbres y políticas propias de la organización y del mercado en general.
